7 Rules for a Business Phone Call in German

When conducting a business phone call in German, it is important to follow certain etiquette to ensure a successful conversation. Here are 7 rules on how to conduct a business phone call in German:

1. Start with a greeting

Begin the call with a polite greeting such as “Guten Morgen” (Good morning) or “Guten Tag” (Good afternoon).

2. Introduce yourself

State your name and the name of your company. For example, “Mein Name ist Hans Müller von der Firma XYZ.” (My name is Peter Müller from the XYZ company.).

3. Ask to speak to the person you want to reach

Ask for the person you want to speak to using the polite form of “you.” For example, “Könnte ich bitte Frau Schmidt sprechen?” (May I please speak to Mrs. Schmidt?)

4. Explain the purpose of the call

Be clear and concise about why you are calling. For example, “Ich rufe an, um mehr Informationen über Ihr Produkt zu erhalten.” (I am calling to get more information about your product.)

5. Be polite and respectful

Use formal language and address the person with “Sie” unless you have been given permission to use the informal “du” form.

6. Ask questions and listen carefully

Ask open-ended questions and listen carefully to the answers. Repeat important information to confirm you have understood correctly.

7. End the call politely

End the call politely: Thank the person for their time and end the call with a polite phrase such as “Vielen Dank für Ihre Hilfe. Auf Wiederhören!” (Thank you for your help. Goodbye!)

Here is an example of a business phone call in German:

Hans: Guten Morgen, hier ist Hans Müller von der Firma XYZ. Könnte ich bitte Frau Schmidt sprechen?

Receptionist: Guten Morgen, ja, ich verbinde Sie gerne weiter.

Frau Schmidt: Guten Morgen, hier ist Frau Schmidt.

Hans: Guten Morgen, Frau Schmidt. Mein Name ist HansMüller von der Firma XYZ. Ich rufe an, um mehr Informationen über Ihr Produkt zu erhalten.

Frau Schmidt: Ja, selbstverständlich. Welches Produkt interessiert Sie denn?

Hans: Ich interessiere mich für Ihre neue Software-Lösung. Könnten Sie mir bitte mehr darüber erzählen?

Frau Schmidt: Natürlich. Unsere Software ist eine cloud-basierte Lösung, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde.

Hans: Verstehe. Und wie sieht es mit den Kosten aus?

Frau Schmidt: Die Kosten hängen von der Anzahl der Nutzer ab. Kann ich Ihnen ein Angebot per E-Mail zuschicken?

Hans: Ja, das wäre großartig. Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Frau Schmidt: Gerne geschehen. Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören!

Hans: Auf Wiederhören!

Conclusion: In conclusion, conducting a business phone call in German may seem daunting, but by following certain etiquette guidelines, it can be a successful and productive conversation. Starting with a polite greeting, introducing oneself, and explaining the purpose of the call clearly are all essential steps. It is also important to be respectful, ask open-ended questions, and listen carefully to the answers. By ending the call politely, the conversation can leave a positive impression on both parties. By following these guidelines, anyone can conduct a successful business phone call in German.